کارآیی در مقابل اثربخشی: تفاوت چیست؟

لیزا شوارتز |مدیر ارشد بازاریابی محصولات جهانی

هم کارآیی و هم اثربخشی برای موفقیت در تجارت بسیار مهم است ، اما چه زمانی باید روی کدام یک تمرکز کنید و چگونه به آنها برسید؟این راهنما هر مفهوم را تعریف می کند ، استراتژی های تشریح شده برای دستیابی به اهداف و تمرکز بر روی زمینه های تمرکز برای هر یک برای کمک به سازمان ها برای کاهش هزینه ها و افزایش درآمد از طریق تخصیص مناسب منابع عملیاتی و تفکر.

هر گونه توضیحی در مورد کارآیی تجارت و اثربخشی کسب و کار جستجو کنید ، و احتمالاً این نقل قول را از پیتر دراکر مشاهده خواهید کرد: "کارآیی کارها را به درستی انجام می دهد. اثربخشی انجام کار درست است. "به عبارت دیگر ، کارآیی بیشترین استفاده را از منابع شما می کند و اثربخشی نحوه ایجاد ارزش برای مشتریان است. رهبران به طور معمول از نظر سبک مدیریت خود به سمت کارآیی یا اثربخشی گرایش می یابند. هدف این است که بتوانیم هر دو را در مشاغل خود قرار دهیم.

کارآیی به معنای انجام بیشتر با منابع مالی ، جسمی و انسانی کمتر (یا یکسان) است. این حداکثر خروجی است. اثربخشی کیفیتی است که این منابع ارائه می دهند. وقتی یک رهبر تجارت به نقطه شیرین بین این دو برخورد می کند ، جادو می تواند اتفاق بیفتد.

بیایید هر مفهوم را با کمی دانه بندی بیشتر بررسی کنیم.

کارآیی تجارت چیست؟

کارآیی تجارت به حداکثر رساندن زمان ، تلاش و منابعی که در بخش های عملکردی خود قرار داده اید اشاره دارد. عملیات کارآمد منابع کمتری را برای ارائه نتایج مشابه یا افزایش یافته ، کاهش هزینه ها و به حداکثر رساندن بازده سرمایه گذاری که در سازمان خود انجام می دهد ، می گیرد. به هر آنچه در تولید محصول یا خدمات ارائه می دهد ، فکر کنید و سپس در جایی که می توان آن موارد را برای تولید سود ساده کرد.

آیا کارگران شما قبل از اجرای کارشان باید چندین لایه بررسی و تأیید را طی کنند؟آیا هنوز از صفحه گسترده و کاغذ فیزیکی کار می کنید؟آیا بیش از حد لازم از املاک و مستغلات فیزیکی استفاده می کنید؟آیا سه کارگر دارید که کار را انجام می دهند که یک کارگر اگر کارآمدتر باشید می تواند انجام دهد؟

ناکارآمدی ها به این معنی است که شما قبل از اینکه بتوانید به سود تبدیل شوید ، درآمد را خونریزی می کنید ، زیرا شما برای دستیابی به تولید منابع زیادی صرف می کنید. هنگامی که کارآمد هستید ، می توانید این منابع را به حداکثر برسانید تا حداکثر نتیجه را با حداقل سرمایه گذاری ها بدست آورید.

اثربخشی تجارت چیست؟

اثربخشی کسب و کار به کیفیت نتایج شما از سرمایه گذاری منابع در بخش های عملکردی می بینید. انجام کارهای بیشتر با کمتر کافی نیست ؛این که کمتر نیز باید از طریق بهبود تولید درآمد بیشتری ایجاد کند. مؤثر بودن به این معنی است که فکر ، برنامه ریزی ، فرآیند ، ابزارها و افرادی که برای تولید محصول یا خدمات خود قرار داده اید ، به KPI هایی با کیفیت که در آن ایجاد کرده اید ضربه می زند.

مؤثر بودن به این معنی است که کارکنان در حال تلاش برای اهداف مناسب هستند که در نهایت شرکت را در استراتژی رشد خود سوق می دهد. آنها با ارائه محصولات با کیفیت بالاتر ، خدمات ، پشتیبانی مشتری و اثربخشی بازاریابی/فروش ، درآمد کسب می کنند. آنها به جای انجام سریع کارها ، آنها بر دستیابی به KPI ها متمرکز شده اند که به سازمان کمک می کند تا به جای کاهش هزینه ، درآمد را افزایش دهند.

• کارآیی همه چیز در مورد کاهش هزینه ها و منابع مورد نیاز برای اجرای تاکتیک ها است. اثربخشی در مورد دستیابی به اهداف استراتژیک است که با چشم انداز سازمان هماهنگ و درآمد بیشتر است.
• غالباً ، افزایش اثربخشی به طور طبیعی منجر به افزایش کارایی می شود. هنگامی که هر دو هدف را در هنگام تکامل در ذهن دارید ، مناطقی که می توانید فرآیندها را ساده کنید ، اتوماسیون را پیاده سازی کنید و در بسیاری از موارد افزونگی را کاهش دهید.
• داشتن ابزارهای مناسب برای تسهیل همکاری ، ارتباطات و دید داده ها ، مسیری طولانی را برای دستیابی به اهداف کارآیی و اثربخشی طی می کند.

کارآیی تجارت در مقابل اثربخشی

بدون مؤثر بودن ، کارآمد است و برعکس. اگر یکی از نمایندگان فروش 20 ٪ بیشتر از دیگری تماس بگیرند اما نیمی از معاملات را ببندند ، کارآیی آنها نتایج مؤثر ایجاد نمی کند. اگر تمرکز آنها در حرکت یک معامله به طور همزمان از طریق خط لوله باشد ، وقتی هدف آنها این است که به طور همزمان پنج منجر شود ، اثربخشی آنها به دلیل عدم کارآیی آنها نیست.

هدف نهایی این است که به یکباره هر دو معیار ضربه بزنیم: سازمانها باید هدف خود را برای اهداف مناسب انجام دهند که باعث ایجاد فروش بیشتر می شود و در عین حال منابعی را نیز بهینه می کند که به آن درآمد می دهد تا سود را به سود تبدیل کند. بیشتر شرکت ها در یک مورد بهتر از دیگری هستند. خط پایان که همه ما در حال تلاش برای آن هستیم ، ترکیب درستی از هر دو فلسفه به طور هم زمان است.

اثربخشی تیم های خود را افزایش دهید

افزایش کارآیی ، همانطور که در زیر بررسی خواهیم کرد ، غالباً موضوع قرار دادن فرآیندهای ساده و ابزارهای خودکار در محل برای به حداکثر رساندن زمان و هزینه است. از طرف دیگر ، افزایش اثربخشی نیاز به تفکر بالاتر و ظریف تر دارد تا اطمینان حاصل کند که هر COG در چرخ سازمانی شما به سمت همان اهداف کار می کند.

بیشتر اوقات ، اثربخشی از نظر فروش جدید و سطح رضایت مشتری که منجر به تکرار خریدها یا خدمات تجدید شده می شود ، اندازه گیری می شود. این معیارهای نهایی است که منجر به افزایش درآمد و بنابراین رشد پایدار می شود. سازمانهای مؤثر به طور معمول چند چیز مشترک دارند.

آنها فرهنگ شرکت کاملاً مشخص دارند.

سازمان های مؤثر مأموریت ، چشم انداز و ارزشهایی را که به سمت آن کار می کنند می دانند و آن فلسفه را به هر کارمند ابلاغ کرده اند. هر کارگر ، بدون توجه به عملکرد شغلی خود ، می داند که استانداردی وجود دارد که آنها در اختیار آنها قرار می گیرند و کیفیت محصول یا خدمات (یا هر دو) که رهبری می خواهد به آن دست یابد. فرهنگ شرکت یا اخلاق که زیربنای هر عملیاتی است ، توسط همه افراد سازمان به وضوح درک و درونی می شود.

آنها به روشهای جدید انجام کارها باز هستند.

اثربخشی و نوآوری اغلب به صورت دست به دست هم می روند زیرا کارمندان و مدیران فرآیندهای جدیدی را ابداع می کنند یا سیستم های جدیدی را که باعث بهبود ارتباطات و تشویق همکاری می شوند ، پیاده سازی می کنند. به عنوان مثال ، تیمی که تصمیم به اجرای یک جلسه روزانه Scrum می کند ، ممکن است متوجه شود که کارگران بر عملکردها و فعالیتهای ارزش افزوده متمرکز می شوند و به جای اینکه با کارهایی که زمان می برد ، حواس پرتی می شود ، اما سوزن را حرکت نمی دهد. اطمینان حاصل کنید که از همه افراد درگیر در این روند درخواست می کنید - هرگز نمی دانید چه کسی ایده عالی بعدی را خواهد داشت.

آنها روی مشتری تمرکز می کنند.

در پایان روز ، اثربخشی همه چیز در مورد رانندگی فروش جدید ، روانگردان یا تجدید است. برای اینکه تا حد امکان مؤثر باشد ، اعضای تیم باید بتوانند خود را در کفش مشتریان خود قرار دهند و آنچه را که درست پیش می رود و چه چیزی نیاز به پیشرفت دارد ، شناسایی کنند. بازخورد منظم از مشتریان را برای اطمینان از ماندن در مسیر و در صورت لزوم ، عملیات را به گونه ای انجام دهید تا با مشتریان خود در جایی که می خواهند ملاقات کنید. به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید تا مشتری گرا باشید.

آنها متعهد هستند که بین اعضای تیم ارتباط برقرار کنند.

کار در سیلوها یکی از سریعترین راهها برای اطمینان از اینکه تیم ها در همان صفحه نیستند ، و بنابراین لزوماً به سمت اهداف مشترک کار نمی کنند. حتی اگر آنها همان ایده کلی راجع به نتیجه نهایی داشته باشند ، کار نکردن در پشت سر هم منجر به ناامیدی هایی مانند زمان بندی تأخیر ، عدم وضوح در مورد کارها و داشتن اولویت های مختلف در مکان های مختلف می شود تا تیم ها ایده مشترکی نداشته باشندچگونه می توان هر کار را به بهترین وجه انجام داد. برای نگه داشتن همه در همان صفحه ، در یک بستر مدیریت کار سرمایه گذاری کنید.

آنها بررسی های عملکرد منظم را انجام می دهند.

انتقاد سازنده هنگام تلاش برای حمایت از اعضای تیم بسیار مفید است تا تا حد ممکن مؤثر باشند. اگر همه کارمندان در حال تلاش برای یک هدف شرکت معمولاً تعریف شده و کاملاً سازگار هستند ، مهم است که آنها دقیقاً درک کنند که نقش آنها در کجا متناسب است و چه کاری می توانند برای بهبود اهمیت انجام دهند. آنها را در خلاء کار نکنید. به طور مرتب وارد شوید ، پیشنهادات خود را انجام دهید و از اثربخشی در کار خود قدردانی کنید.

بهبود اثربخشی باعث افزایش کارایی می شود

در حالت ایده آل ، شما می خواهید هم اثربخشی و هم کارآیی را بهبود بخشید ، اما مقابله با هر دو هدف به یکباره دشوار است. با این حال ، در پایان روز ، با تمرکز بر اثربخشی ، ابتدا به تیم های کارآمدتر منجر می شود زیرا همه در همان صفحه هستند ، به خوبی ارتباط برقرار می کنند و برای بهینه سازی عملیات همکاری می کنند.

هنگامی که اثربخشی را به پایین می کشید ، می توانید توجه خود را به حفظ آن سطح عملکرد در حالی که تمرکز خود را بر روی راندمان عملیاتی از طریق تاکتیک هایی مانند اتوماسیون فرآیند ، مدیریت منابع و تخصیص کار ساده انجام دهید ، جلب کنید.

ساختن یک تیم مؤثر و کارآمد

خوشبختانه ، چند ویژگی کلیدی وجود دارد که برای بهبود اثربخشی و کارآیی به همان اندازه مهم هستند. تمرکز فقط روی چند تاکتیک مهم می تواند تفاوت عملکرد تیم را ایجاد کند.

برنامه ریزی استراتژیک

همانطور که بحث کردیم ، شما به مجموعه ای از اهداف کاملاً مشخص برای کار کردن نیاز دارید - و یک برنامه استراتژیک برای رسیدن به آنجا. مراحل لازم برای برداشتن و تاکتیک های مورد نیاز برای استقرار را برای دستیابی به اهداف متداول مشخص کنید. غالباً متوجه خواهید شد که هنگام برنامه ریزی نقشه راه برای نتایج بهتر ، می توانید زمینه هایی را برای بهبود اثربخشی و کارآیی مشاهده کنید.

از آنجا که تیم شما هر نقطه عطف را تکمیل می کند ، نگاهی بیندازید که چه اشتباهی رخ داده است ، چه چیزی درست پیش آمد و از کجا می توانید درسهایی را که آموخته اید در مسیر موفقیت ادامه دهید. و به یاد داشته باشید که جایی برای انعطاف پذیری را ترک کنید ، و مطمئن شوید که برای شرایط احتمالی مختلف مسیرهای برنامه ریزی سناریو ایجاد می کنید. فقط به این دلیل که شما نقشه برداری کرده اید که چگونه فکر می کنید این روند باید پیش برود ، به این معنی نیست که شما در طول راه افشاگری هایی ندارید که بتواند سوزن را حتی بیشتر کند.

اندازه گیری اهداف

بیایید مثال تیم فروش خود را بگیریم. اگر به دنبال بهبود اثربخشی تیم خود هستید ، می خواهید به نرخ های نزدیک نگاه کنید و KPI های مناسب را انتخاب کنید. این کافی نیست که فقط بگویید می خواهید معاملات بیشتری را ببندید. شما به یک هدف خاص برای تلاش نیاز دارید ، یا چگونه موفقیت را تعریف خواهید کرد؟در مورد کارآیی نیز همین است. هنگامی که این نرخ نزدیک را به دست آوردید ، یک هدف کارآیی ایجاد کنید - مثلاً افزایش 6 درصدی در تعداد مکالمات فروش نماینده شما. باز هم ، با اندازه گیری به سمت یک هدف خاص ، می توانید پیشرفت را پیگیری کرده و چشمان اعضای تیم را در همان جایزه نگه دارید.

چیزی را تا اخر دنبال کردن

هیچ چیز هم اثربخشی و هم کارآیی را مانند تعهد تند یا متناقض به اهداف از بین نمی برد. از سطح سازمانی تا تمام راه تا اعضای تیم جداگانه ، هر ذینفع باید کاملاً متعهد به ملاقات با معیارهای مربوط به آنها باشد تا کل تیم را در مسیر خود نگه دارد. ایجاد یک ذهنیت و روش که بر اهداف و نتایج کلیدی (OKR) متمرکز است ، مکانی عالی برای شروع است.

داده ها را در زمان واقعی قابل مشاهده کنید تا همه بدانند که شما تا چه اندازه پیشرفت کرده اید ، و هنوز هم باید تا چه حد نیاز داشته باشید. ارتباطات نزدیک را به بالا و پایین نمودار ارگ ادامه دهید تا اطمینان حاصل کنید که همه در حال تمدید تعهد خود به هدف در یک کادوی منظم هستند. دوره را بمان!

برای بهبود کارآیی و اثربخشی در کنار هم ، به ابزارهای مناسب نیاز دارید. هدف این است که تا حد امکان فرآیندهای تجاری را ساده و خودکار کنید ، از همکاری تیم ها از طریق ارائه دید در داده ها و برقراری ارتباط مداوم ، پشتیبانی کنید. یک سیستم ERP قوی می تواند با اطمینان از اینکه همه چیز در یک مکان ، در دسترس و خودکار قرار دارد ، می تواند هم به طور هم کارآمدی و هم سوزن های اثربخشی را حرکت دهد.

با دقت بیشتری برنامه ریزی و پیش بینی کنید

بهره وری تجارت در مقابل سؤالات متداول اثربخشی

کدام یک مهمتر است: کارآیی یا اثربخشی؟

هم کارآیی و هم اثربخشی از ارزش برخوردار هستند. جایی که تمرکز شما به نقاط قوت و ضعف سازمان شما بستگی دارد. به طور کلی ، هنگامی که نیاز به کاهش یا به حداکثر رساندن هزینه دارید ، روی کارآیی تمرکز کنید. برای افزایش تأثیر استراتژیک تاکتیک های کارآمد ، روی اثربخشی تمرکز کنید.

کدام یک باید اول باشد: کارآیی یا اثربخشی؟

در بعضی موارد ، شما می توانید همزمان کارآیی و هم اثربخشی را دنبال کنید ، اما این می تواند یک چالش باشد. اغلب ، بهتر است ابتدا روی اثربخشی تمرکز کنیم. هنگامی که به KPI هایی که برای تعالی رسیده اید ، می توانید بر روی افزایش کارآیی تمرکز کنید تا سریعتر و با هزینه کمتری به آن اهداف برسید.

کارآیی و اثربخشی در مدیریت چیست؟

برای مدیران ، افزایش کارآیی و اثربخشی نیاز به برقراری ارتباط واضح با اهداف ، تراز و تعهد به بالا و پایین زنجیره سازمانی فرمان ، شفافیت با داده ها و چک های مداوم با اعضای تیم دارد. به طور خاص ، تمرکز روی کارآیی به معنای نگاه کردن به نتایج کوتاه مدت از طریق لنز عملیاتی و اندازه گیری معیارهایی است که بر هزینه تأثیر می گذارد. در مقابل ، تمرکز اثربخشی بیشتر یک بازی بلند مدت است ، با تمرکز بر یک استراتژی روشن برای افزایش درآمد و سایر KPI ها که به دستیابی به نتایج کسب و کار کمک می کنند.